Virtuellt kontor gör det enklare att starta företag i Sverige

Att starta ett företag i Sverige kan vara svårt för ett finskt företag om det inte har en fysisk närvaro i landet. Filiallagstiftningen kräver att företag som etablerar filial i Sverige måste ha en lokal adress. Dessutom ökar den svenska adressen företagets trovärdighet ur kunders och partners perspektiv.

Men fysisk närvaro på exportmarknaderna kan vara ett oöverstigligt hinder, särskilt för små nyligen grundade finska företag som ser potential på den svenska marknaden men som inte har resurser att inrätta ett eget kontor.

Virtuellt kontor lösningen

I en sådan situation kan lösningen vara att ta i bruk ett virtuellt kontor som förser företaget med en svensk postadress. Finsk-svenska handelskammaren har erbjudit finska företag en virtuell kontorsservice i snart tio år och erfarenheterna har varit goda.

– Vår service används i dag av cirka 30 företag och totalt har drygt 100 finländska företag startat sin försäljning i Sverige via vårt virtuella kontor, säger marknadsrådgivare Markku Sirviö på Finsk-svenska handelskammarens Stockholmskontor.

Enligt honom ska ett företag ha en lokal adress om det vill inrätta en filial i Sverige. Dessutom signalerar adressen till kunder och intressenter att företaget är närvarande på den svenska marknaden.

Ett virtuellt kontor minskar den finansiella risken

I praktiken fungerar det virtuella kontoret så att företaget får tillgång till en c/o-adress. Post till adressen skannas och vidarebefordras elektroniskt till företagets adress i Finland.

Tjänsten kan dessutom omfatta en person som utses till delgivningsbar person som får myndighetsuppgifter som är adresserad till bolaget när styrelseledamöterna eller VD inte är registrerade i Sverige.

Enligt Sirviö underlättar det virtuella kontoret uppstartsfasen på den svenska marknaden utan att företaget behöver ta den kostnadsrisk som är förknippad med att inrätta ett eget kontor och anställa personal.

– Det virtuella kontoret gör att företaget kan komma igång med sin verksamhet i Sverige och expandera verksamheten tills det är motiverat att inrätta ett eget kontor. Vanligtvis brukar denna fas pågå i två eller tre år för våra kunder.

Kostnadseffektivt sätt att komma in på den svenska marknaden

– Nästan alla företag som använder vårt virtuella kontor utnyttjar också våra andra tjänster, som att få rådgivning för etableringen av ett dotterbolag, registreringsservice och marknadsundersökningar. Denna kedja av tjänster gör det möjligt att på ett kostnadseffektivt sätt komma in på den svenska marknaden. Tjänsten främjar också exporten från Finland till Sverige.

Enligt Markku Sirviö är företag som använder ett virtuellt kontor huvudsakligen verksamma inom detaljhandels- och tjänstesektorerna. Bland dem finns till exempel nätbutiker, IT-företag och konsulter.

– Erfarenheterna har varit mycket positiva. Majoriteten av de företag som använder virtuella kontor och andra etableringstjänster har haft en god tillväxt på den svenska marknaden. De flesta av dem har lyckats. Det har bara varit några få i denna grupp som har lämnat den svenska marknaden eller gjort konkurser under årens lopp.